Zaproszenie do złożenia oferty na dostawę materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek (tusze i tonery) oraz dostawa materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek

18

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERT CENOWYCH

I. Informacja o zamawiającym.

Nazwa:                   Powiat Świecki

Adres:                    ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie

Województwo:       kujawsko-pomorskie

Numer telefonu:    (52) 56 83 100

Numer faksu:         (52) 56 83 102

Strona internetowa: www.bip.csw.pl

Godziny pracy:       poniedziałek – piątek od 7.30 do 15.30

II. Tryb udzielania zamówienia.

Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2019r. poz. 1843) postępowanie jest zwolnione z obowiązku stosowania ustawy.

III.   Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek  i kserokopiarek ( tusze i tonery)  oraz dostawa materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek. Zamówienie udzielone zostanie w dwóch częściach, na każdą z części zostanie zawarta odrębna umowa.

IV. Część pierwsza

  1. Dostawa materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek oryginalnych i fabrycznie nowych. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do umowy na dostawę materialów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek. 
  1. Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:

oryginalne – Zamawiający pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne wyprodukowane przez producentów sprzętu, w których mają być stosowane, nie będące naśladownictwem lub przeróbką.

fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały eksploatacyjne bez śladów korzystania i uszkodzeń, pełnowartościowe, nieregenerowane, nierefabrykowane z minimum rocznym terminem ważności licząc od daty dostawy i do których produkcji zostały wykorzystane wyłącznie elementy nowe.

  1. Termin realizacji zamówienia : od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku.
  1. Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedzib Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i przy ul. Wojska Polskiego 173, 86-100 Świecie i wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.
  1. Wykonawca w załączniku nr 1 do umowy podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane w zestawieniu. Podana ilość stanowi tylko ilość szacunkową przyjętą
    w celu wyłonienia wykonawcy dostaw. Faktyczna ilość zamawianych materiałów eksploatacyjnych będzie wynikała z aktualnych potrzeb zamawiającego, przy czym zakładamy, że wartość zamówienia nie przekroczy 97 000,00 zł brutto.
  1. Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana do Wykonawcy faksem lub e-mailem.

V. Część druga

  1. Dostawa materiałów biurowych oraz papieru do drukarek i kserokopiarek. Szczegółowe wskazanie przedmiotu zamówienia zawiera zestawienie stanowiące załącznik nr 1 do umowy na dostawę materiałów biurowych oraz papieru. 
  1. Zamawiający wymaga aby dostarczone materiały były:

fabrycznie nowe – pod tym terminem rozumie materiały biurowe bez śladów
i uszkodzeń, pełnowartościowe.

             W przypadku teczek i skoroszytów papierowych wymagany jest certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z  wymaganiami określonymi  w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie  instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w  sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.).

             W przypadku papieru do drukarek i kserokopiarek wymagany jest aktualny certyfikat

             ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek.

  1. Termin realizacji zamówienia : od 1 stycznia 2020 roku do 31 grudnia 2020 roku.
  1. Dostawa przedmiotu zamówienia będzie następować sukcesywnie w ciągu 3 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia. Dostawa obejmuje dostarczenie przedmiotu zamówienia do siedzib Zamawiającego przy ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie i przy ul. Wojska Polskiego 173, 86-100 Świecie oraz wniesienie do pomieszczeń wskazanych przez Zamawiającego. Dostawa przedmiotu umowy odbywać się będzie na koszt i ryzyko Wykonawcy, zapewnionym przez niego środkiem transportu.
  1. Wykonawca w załączniku nr 1 do umowy na materiały biurowe oraz papier do drukarek i kserokopiarek podaje ceny jednostkowe za materiały wskazane            w zestawieniu. Zamawiający w zapytaniu nie wskazuje ilości planowanych zakupów jedynie przewiduje, że wartość zamówienia nie przekroczy kwoty 47 700,00 zł brutto. Wartość poszczególnych faktur stanowić będzie iloczyn ceny jednostkowej materiałów biurowych i papieru do drukarek i kserokopiarek wskazanych w umowie i ich ilości zamówionej przez Zamawiającego.
  1. Ilość zamawianych materiałów będzie podawana każdorazowo na zleceniu i przesłana do Wykonawcy faksem lub e-mailem.

VI. Kryteria oceny ofert

  1. Podstawowym i jedynym kryterium oceny ofert jest cena oferty.
    Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaproponuje najniższą cenę na przedmiot zamówienia.
  2. Cena oferowana powinna zawierać wszelkie koszty, jakie poniesie wykonawca z tytułu należytego, zgodnego z obowiązującymi przepisami wykonania zamówienia.

VII.   Termin składania ofert cenowych

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Oferty cenowe należy składać:

do dnia  16.12.2018 r. do godz. 10:00 – decyduje data  wpływu do Urzędu

Oferty należy  składać na adres:

Starostwo Powiatowe  w Świeciu, ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86 – 100 Świecie, pokój  nr 302

lub  drogą  elektroniczną na adres: lucyna.g@csw.pl

Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferta winna zostać podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy.
Do oferty należy załączyć:

  1. wypełnione zestawienie materiałów eksploatacyjnych do drukarek
    i kserokopiarek – załącznik nr 1 do umowy, na materiały eksploatacyjne – jeśli Wykonawca sklada ofertę na część 1.
  2. wypełnione zestawienie materiałów biurowych oraz papieru do drukarek
    i kserokopiarek – załącznik nr 1 do umowy na materiały biurowe i papier – jeśli Wykonawca sklada ofertę na część 2.
  3. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.
  4. w przypadku podpisania oferty przez pełnomocnika – oryginał pełnomocnictwa lub jego kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę.
  5. Aktualny certyfikat ISO 9001, ISO 14000 dotyczący specyfikacji na papier do drukarek i kserokopiarek – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
  6. Certyfikat producenta teczek i skoroszytów bezkwasowych zgodny z  wymaganiami określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.) – jeśli Wykonawca składa ofertę na część 2.
  7. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kserokopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę)

  1. pełnomocnictwo osoby/osób podpisujących ofertę do podejmowania zobowiązań w imieniu firmy składającej ofertę, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów (np. aktualny odpis z właściwego rejestru) – jeżeli dotyczy;

(Wymagana forma dokumentu – oryginał lub kopia poświadczona notarialnie)

VIII.  Termin związania ofertą:

Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz               z upływem terminu składania ofert.

IX. Kontakt

Osobą uprawnioną do kontaktowania się w sprawie zamówienia jest Pani Lucyna Gosieniecka tel. 52 56 83 161.

X. Warunki płatności

  1. Zamawiający dokona zapłaty należności po każdorazowym odbiorze przedmiotu zamówienia przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze.
  2. Płatność zostanie dokonana w terminie do 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
  3. Zamawiający umożliwia przyjęcie ustrukturyzowanej faktury elektronicznej wystawianej w ramach realizacji zamówienia publicznego poprzez Platformę PEF: https://efaktura.gov.pl/pod adresem PEF 559-16-98-086

XI. Pozostałe informacje

  1. Jeżeli złożone oferty nie wyczerpią wszystkich wymogów Zamawiającego zastrzegamy sobie możliwość żądania od Wykonawcy składania dodatkowych wyjaśnień lub uzupełnienia oferty z wyjątkiem możliwości zmiany ceny oferty.
  2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania jeśli kwoty najkorzystniejszych ofert przekroczy kwotę jaką zamawiający może przeznaczyć                       na sfinansowanie zamówienia.

XII. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO o przetwarzaniu danych osobowych w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy, że:

  1. Administrator danych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Starostwie Powiatowym w Świeciu jest Starosta Świecki. Dane adresowe: ul. Gen. Józefa Hallera 9, 86-100 Świecie. Telefon: 52 56 83 100. Adres e-mail: sekretariat@csw.pl

  1. Inspektor Ochrony Danych:

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych może Pani/Pan kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w następujący sposób:

  • drogą elektroniczną: daneosobowe@csw.pl
  • telefonicznie: 52 56 83 108,
  • pisemnie: adres siedziby Administratora danych.
  1. Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne  do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy), w celu udzielenia zamówienia publicznego na podstawie Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Starostwie Powiatowym w Świeciu stanowiącym załącznik do Zarządzenia Starosty Świeckiego nr 36/19 z dnia 14 października 2019 roku o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych. Podstawą prawną powyższych działań jest zgoda Wykonawcy wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postepowaniu.

  1. Odbiorcy danych osobowych:

Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:

1)            wszystkie zainteresowane podmioty i osoby, gdyż co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne.

2)            na potrzeby kontroli przebiegu zamówienia publicznego, w szczególności: Urząd Zamówień Publicznych, Komisja Rewizyjna, Urząd Kontroli Skarbowej, Regionalna Izba Obrachunkowa, Urząd Skarbowy, ZUS, UOKIK, NIK, Urząd Marszałkowski, Urząd Wojewódzki i inne działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

3)            inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Administratorem przetwarzają dane osobowe .

  1. Okres przechowywania danych osobowych:

Dane osobowe będą przechowywane przez okres 10 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia. W przypadku realizacji zamówienia poprzez zlecenie czas przechowywania dokumentacji wynosi 5 lat.

  1. Prawa osób, których dane dotyczą:

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

posiada Pani/Pan:

1)            na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

2)            na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

3)            na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

4)            na podstawie art. 20 RODO prawo do przenoszenia danych osobowych;

nie przysługuje Pani/Panu:

1)            w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

2)            na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

  1. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego:

Może Pani/Pan wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z siedzibą w Warszawie, przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli sądzi Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO.

  1. Informacja o wymogu dobrowolności podania danych oraz konsekwencjach nie podania danych osobowych:

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe. W przypadku nie podania przez Panią/Pana danych osobowych wymaganych przepisami prawa, niemożliwe będzie zrealizowanie zadania, co może skutkować nie udzieleniem zamówienia.

  1. Państwa dane osobowe nie są i nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w celu podjęcia jakiejkolwiek decyzji i nie będą profilowane.

______________________

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.                                                                                    

Załączniki